Die neue Stufe zum Jahreswechsel betrifft nicht einfach jede Rechnung auf dieselbe Weise. § 14 UStG knüpft die Pflicht grundsätzlich an Leistungen zwischen im Inland ansässigen Unternehmern für deren Unternehmen. Umsätze an private Endverbraucher und bestimmte steuerfreie Leistungen sind davon abzugrenzen. Lassen Sie die Einzelfälle fachlich zuordnen, bevor technische Regeln daraus entstehen.
Die Übergänge in § 27 Absatz 38 UStG lassen bis zum 31. Dezember 2026 für bis dahin ausgeführte Umsätze noch die Übermittlung sonstiger Rechnungen zu. Andere elektronische Formate wie ein einfaches PDF benötigen dabei die Zustimmung des Empfängers. Für 2027 verlängert sich der Übergang, wenn der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betragen hat. Bei genau 800.000 Euro bleibt diese Voraussetzung erfüllt. Eine besondere EDI-Übergangsregel läuft ebenfalls Ende 2027 aus. Ab 2028 endet der allgemeine Übergang; dauerhafte Ausnahmen bleiben bestehen.
Für nach § 19 UStG steuerfreie Umsätze von Kleinunternehmern erlaubt § 34a UStDV weiterhin sonstige Rechnungen. Das betrifft den Ausgang, nicht die Empfangsbereitschaft. Daneben bestehen etwa Vereinfachungen für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise. Rechnungen an öffentliche Auftraggeber benötigen eine eigene Einordnung, weil zusätzliche Vorgaben gelten können.