Eine Excel-Datei kann über Jahre einen wichtigen betrieblichen Ablauf unterstützen. Darin steckt oft viel Fachwissen: Ausnahmen, Berechnungen und Bezeichnungen, die im Team selbstverständlich geworden sind. Ein Wechsel sollte dieses Wissen nicht als vermeintlich veralteten Ballast behandeln. Zunächst muss verstanden werden, was bereits gut funktioniert und welche konkrete Grenze tatsächlich stört.
Unterscheiden Sie dabei Auswertung und Vorgang. Bei einer Auswertung werden beispielsweise Kosten gegenübergestellt oder unterschiedliche Annahmen durchgerechnet. Ein Vorgang hat dagegen häufig mehrere Beteiligte und Zustände: angelegt, geprüft, ergänzt und abgeschlossen. Beide Aufgaben können Daten verwenden, brauchen aber nicht dieselbe Bedienoberfläche.
Microsoft beschreibt im Vergleich von Excel und Access unterschiedliche Stärken bei Analyse und strukturierter Datenverwaltung. Das ist eine hilfreiche Grundunterscheidung; es legt für Ihren Betrieb noch kein bestimmtes Produkt fest. Eine Webanwendung ist ebenfalls kein feststehender Funktionsumfang, sondern muss passend ausgewählt oder entwickelt werden.
Formulieren Sie deshalb den Anlass des Wechsels möglichst konkret. „Unsere Tabelle ist zu groß“ sagt wenig. „Die Disposition darf Aufträge ändern, während externe Partner nur ihre eigenen offenen Aufgaben sehen sollen“ beschreibt einen prüfbaren Bedarf. Erst damit lässt sich beurteilen, ob die bestehende Umgebung erweitert werden kann oder ein anderer Ansatz erforderlich ist.