Eine Preisliste, ein Datenblatt oder eine Unternehmensbroschüre lässt sich schnell als PDF exportieren. Damit ist jedoch noch nicht geklärt, wie Besucher die Information nutzen sollen. Suchen sie unterwegs einen einzelnen Wert? Vergleichen sie mehrere Leistungen? Möchten sie eine vollständige Unterlage speichern, ausdrucken oder an eine Kollegin weitergeben? Diese Aufgaben führen zu unterschiedlichen Formatentscheidungen.
Für eine Information, die unmittelbar auf der Website gelesen und anschließend für eine Entscheidung verwendet wird, ist eine HTML-Seite häufig der passende Ausgangspunkt. Sie kann Erklärung, Orientierung und den nächsten Schritt zusammen anbieten. Ein PDF ist dagegen hilfreich, wenn eine zusammenhängende, transportierbare Unterlage einen eigenen Nutzen hat. Beides kann sinnvoll sein, sofern die beiden Fassungen bewusst gepflegt werden.
Die GOV.UK-Anleitung zur Veröffentlichung zugänglicher Dokumente empfiehlt HTML für online gelesene Inhalte. Sie richtet sich an britische öffentliche Stellen. Wir verwenden hier ihre praktische Formatüberlegung, keine daraus abgeleitete gesetzliche Pflicht für deutsche Unternehmen.
Fragen Sie deshalb vor einem Export: Welche konkrete Information muss ohne Dateidownload erreichbar sein? Was gewinnt der Leser durch das Dokument? Wer pflegt den Inhalt nach einer Änderung? Ein vorhandenes Drucklayout ist ein Ausgangsmaterial. Es beantwortet diese Fragen nicht automatisch und sollte die Struktur der Website nicht allein bestimmen.